Trending

No tags found
Wednesday Feb 08, 2023

Check in là gì? Check out là gì? Thủ tục trong khách sạn?







Bạn đang tìm kiếm về Check in là gì? Check out
là gì? Thủ tục trong khách sạn?
, hôm nay team mình sẽ chia sẻ
đến bạn bài viết Check in là gì? Check out là gì? Thủ tục
trong khách sạn?
được team mình tổng hợp và biên tập từ
nhiều nguồn trên internet. Hy vọng bài viết về chủ đề Check
in là gì? Check out là gì? Thủ tục trong khách sạn?
hữu
ích với bạn.



Check in là gì? Check out là
gì? Thủ tục nhận phòng và trả phòng trong khách sạn?

Khi bạn xuất hiện tại một địa điểm nào đó, bạn có
thể thực hiện “check in” tại nơi đó, hoặc khi đi máy bay, ở khách
sạn thì chúng ta cũng phải thực hiện hoạt động “check in”. Trong
một số trường hợp, “check in” mang tính bắt buộc, những có những
trường hợp khác thì check in lại mang tính tự do, có thể làm hoặc
không thể làm. Để tìm hiểu kĩ hơn, dưới đây chúng tôi sẽ giải nghĩa
về cụm từ này cũng như đi sâu vào hoạt động check in trong khách
sạn.

Luật sư
tư vấn pháp luật qua tổng đài
trực tuyến 24/7: 1900.6568

Mục lục bài viết

  • 1 1. Check in là gì?
  • 2 2. Check out là gì?
  • 3 3. Thủ tục nhận phòng và trả phòng trong khách sạn: 
    • 3.1 3.1. Thủ tục nhận phòng trong khách sạn:
    • 3.2 3.2. Thủ tục trả phòng trong khách sạn: 

1. Check in là
gì?

Như ở trên chúng tôi đã đề cập, thì cụm từ check
in được sử dụng ở trong nhiều hoạt động khác nhau. Nếu tách riêng
từng từ, thì “check” nghĩa là kiểm tra, mang tính chất là động từ;
còn “in” nghĩa là ở trong, bên trong, mang tính chất là giới
từ.

Hoạt động check in khách sạn được hiểu là hoạt
động để nhận phòng (đến, tại khách sạn): đăng ký bản thân (ở khách
sạn), thể hiện bản thân khi đến (tại khách sạn).

Hoạt động check in máy bay cũng chính là hoạt động
thực hiện tại sân bay, hoặc có thể thực hiện online, nhằm xuất
trình thông tin, vé máy bay tại quầy check in.

Check in trên mạng xã hội (facebook) biểu thị rằng
đó chính là việc chia sẻ vị trí hiện tại của người dùng mạng xã hội
khi họ sử dụng định vị, người dùng hay thực hiện check in tại một
địa danh, địa điểm du lịch,…

[add_random_link]

2. Check out là
gì?

Check out có nghĩa hoàn toàn ngược lại so với
check in. Nếu như check in thể hiện hàm ý là việc một người đến một
nơi thì check in mang hàm ý là họ rời đi. Như việc check out khách
sạn chính là việc một người làm thủ tục trả phòng, rời khỏi khách
sạn. Khi bạn trực tiếp trả phòng, bạn sẽ có cơ hội xem lại hóa đơn
bao gồm mọi chi phí phòng. Sai lầm vẫn xảy ra, đôi khi các khoản
phí không chính xác có thể được thêm vào hóa đơn của bạn.

[add_random_link]

3. Thủ tục nhận phòng và
trả phòng trong khách sạn: 

[add_random_link]

3.1. Thủ tục nhận phòng
trong khách sạn:

(Lưu ý: tiếp cận dưới góc độ khách sạn đón khách
hàng)

Thủ tục nhận phòng
của khách tại khách sạn bao gồm tất cả các khâu từ khi khách đến
đến khi cấp chìa khóa phòng cho khách; 1) Tiếp nhận và Đăng ký 2)
Phân bổ phòng 3) Thanh toán trước một cách an toàn 4) Dịch vụ thông
tin 5) Hoàn thành các thủ tục nhận phòng 6) Mở thư viện cho
khách.

Trong trường hợp hệ thống vận hành thủ công hoặc
bán tự động, quy trình bắt đầu khi khách đến khách sạn và được chào
đón bởi nhân viên lễ tân, sau đó họ hoàn thành thủ tục đăng ký và
cuối cùng khách được phân phòng và cấp phòng. chìa khóa của nhân
viên văn phòng. Trong một hệ thống hoàn toàn tự động, hoạt động
tương tự được thực hiện tự động bởi các thiết bị đầu cuối tự phục
vụ đặt tại sảnh khách sạn.

Quy trình nhận phòng thông thường có thể được tóm
tắt trong 6 giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Nhận và Đăng

– Nhận khách trước khách sạn

Mở cửa và chào đón khách.

Nhân viên gác cửa báo chuông để nhận hành lý của
khách.

Mang hành lý và hành lý vào sảnh đợi (Trong trường
hợp đội trực gác chuông không có mặt thì người gác cửa sẽ hỗ trợ
hành lý.)

Hộ tống khách đến quầy lễ tân (thường do người gác
cổng / người khuân vác)

Cung cấp đồ uống chào mừng và quà chào mừng nếu có
(Như vòng hoa gia vị, hộp gia vị, nước trái cây, v.v.)

– Tiếp khách tại quầy lễ tân

Chào đón khách kịp thời với một nụ cười vui vẻ và
dễ chịu.

Địa chỉ với họ thích hợp, nếu biết.

Yêu cầu các chi tiết đặt phòng như họ của khách,
số xác nhận, nguồn đặt phòng, v.v.

Yêu cầu thẻ căn cước hoặc hộ chiếu của khách.

Yêu cầu danh thiếp của khách.

– Đăng ký khách – Hoàn thành phiếu đăng ký
hoặc đăng ký khách

Xác minh thông tin về việc đăng ký so với đặt chỗ
để đảm bảo tính chính xác của tên, ngày tháng và cơ chế thanh
toán.

Đóng dấu thời gian nhận phòng vào phiếu đăng
ký.

Hiển thị nhận phòng trong phần mềm khách sạn /
PMS.

Tiến hành kiểm tra lần cuối phiếu đăng ký để lấy
chữ ký của khách.

Thảo luận về sở thích phòng với khách tùy theo
tình trạng sẵn có hoặc chọn một phòng có sẵn “sẵn sàng cho thuê” và
phân bổ phòng.

Ghi lại các chi tiết khởi hành dự kiến.

Lưu ý về việc đưa đón tại sân bay, bất kỳ yêu cầu
đặc biệt nào, v.v.

Giai đoạn 2: Phân bổ
phòng

Phân bổ phòng có nghĩa là chỉ định một phòng trống
và sẵn sàng (VR) cho khách đến ở (nếu việc này chưa được thực
hiện).

Đối với khách lặp lại, chỉ định phòng theo sở
thích.

Để phân bổ phòng cho khách, cần có thông tin chính
xác về tình trạng phòng. Vì mục đích này, bảng tình trạng phòng
hoặc giá phòng được giữ trong quầy lễ tân.

Khi phòng đã được phân bổ, lễ tân nên; Chặn hoặc
đánh mã phòng như đã bán.

Chuẩn bị thẻ chìa khóa của số phòng liên quan bằng
cách nhập ngày đến và đi, xếp hạng và đưa cho khách để ký.

Đưa chìa khóa phòng cho khách hoặc nhân viên gác
cổng.

Ghi lại lượt khách vào danh sách khách đến hàng
ngày.

Giai đoạn 3: Thanh toán
trước An toàn

Thanh toán trước phải được thực hiện vì mục đích
bảo mật. Nó thường được thực hiện bằng cách chấp nhận đặt cọc bằng
tiền mặt hoặc thẻ tín dụng.

Trong khi xử lý tiền đặt cọc trước, dù là tiền mặt
/ séc, luôn luôn:

Phát hành biên lai thu tiền mặt / séc và ghi khoản
thanh toán vào sổ cái của khách.

Chấp nhận thẻ tín dụng và đánh giá giới hạn tín
dụng và tính khả dụng của nó.

Lấy dấu của thẻ và xin chữ ký của khách.

Nhận ủy quyền trước (xác thực trước) từ công ty
Thẻ tín dụng hoặc máy EDC cho số tiền cần thiết và ghi lại số tiền
tương tự vào đặt phòng.

Giai đoạn 4: Dịch vụ thông
tin

Nhân viên lễ tân có trách nhiệm thông báo cho
khách về các tiện nghi và dịch vụ mà khách sạn cung cấp. Điều này
giúp khách làm quen về cơ sở vật chất của khách sạn và cũng để tăng
doanh thu. Lúc này, lễ tân nên;

Thông báo cho khách về các hoạt động, cơ sở vật
chất và dịch vụ của khách sạn với phương hướng và vị trí.

Hỏi xem khách có yêu cầu gọi điện đánh thức không.
Nếu vậy, hãy ghi lại nó một cách chính xác.

Giai đoạn 5: Hoàn thành các
thủ tục đăng ký

Sau khi hoàn tất thủ tục nhận phòng;

Nhân viên phục vụ hoặc GRE nên hộ tống khách đến
phòng đã được phân bổ.

Thông báo cho các bộ phận, bộ phận khác về việc
khách đến bằng phiếu thông báo khách đến.

Giai đoạn 6: Mở foo
khách

Mở thư mục bill / folio / của khách và xóa mọi bản
sao hóa đơn cũ.

Ghi lại các thông tin quan trọng cho mục đích xuất
hóa đơn (giá phòng, số đêm, ngày khởi hành và phương thức thanh
toán).

Nộp hóa đơn vào hộp thư của khách cùng với phiếu
đăng ký đã điền.

[add_random_link]

3.2. Thủ tục trả phòng
trong khách sạn: 

Hỏi về các khoản phí bổ
sung
gần đây- Nhân viên lễ tân nên kiểm tra hoặc hỏi về
các khoản phí bổ sung gần đây trước khi thanh toán tài khoản của
khách trước khi trả phòng.

– Đăng các khoản phí chưa
thanh toán
– Sau khi hỏi về các khoản phí, đại lý FO phải
đăng tất cả số dư chưa thanh toán lên thư tín dụng của khách. Đây
là nhiệm vụ rất quan trọng của việc thanh toán vì một khi tài khoản
đã ổn định thì không có số tiền nào có thể được thêm vào foo của
khách.

– Xác minh thông tin tài
khoản
– Nhân viên văn phòng phải kiểm tra hoặc xác minh
thông tin tài khoản của khách một cách chính xác trước khi quyết
toán tài khoản của khách bằng 0, vì bất kỳ sửa đổi hoặc hủy bỏ nào
không thể được thực hiện khi tài khoản của khách được nhân viên
quyết toán trong quá trình trả phòng.

– Xuất trình tờ tiền cho
khách
– Nhân viên văn phòng lễ tân nên xuất trình tờ tiền
cho khách sau khi trợ lý hoàn tất việc xác minh và kiểm tra. Các
phương thức khác nhau mà khách có thể thanh toán hóa đơn (phương
thức thanh toán) là:

+ Tiền mặt– Thanh toán toàn bộ bằng tiền
mặt khi trả phòng sẽ đưa số dư tài khoản của khách về 0. Đại lý FO
nên đánh dấu lá cây là đã thanh toán. Theo chính sách của lễ tân,
đôi khi khách có thể yêu cầu khách xuất trình thẻ tín dụng khi nhận
phòng để được hưởng các ưu đãi về phí. Thanh toán bằng thẻ ghi nợ
được coi là thanh toán bằng tiền mặt vì tiền được trừ trực tiếp vào
tài khoản của khách.

+ Chuyển khoản bằng thẻ tín dụng– Mặc dù
việc thanh toán bằng thẻ tín dụng đưa tài khoản của khách về 0, số
tiền phí phải được theo dõi cho đến khi thực sự nhận được khoản
thanh toán từ công ty phát hành thẻ tín dụng. Do đó, việc thanh
toán bằng thẻ tín dụng tạo ra một khoản tín dụng chuyển khoản trên
thẻ của khách và chuyển số dư tài khoản từ sổ cái của khách sang sổ
cái của thành phố.

+ Chuyển khoản thanh toán trực tiếp– Khi
thanh toán giống như thanh toán bằng thẻ tín dụng, thanh toán trực
tiếp chuyển số dư tài khoản của khách từ sổ cái của khách sang sổ
cái của thành phố. Khách sạn có trách nhiệm thu tiền thanh toán
trực tiếp.

+ Phương thức thanh toán kết hợp– Một
khách có thể chọn sử dụng nhiều phương pháp để đưa số dư tài khoản
về 0. Khách có thể thanh toán một phần bằng tiền mặt và tính phần
còn lại của số dư tài khoản vào thẻ tín dụng. Nhân viên văn phòng
bình phong nên hết sức cẩn thận với loại phương thức giải quyết
này.

Kiểm tra thư, tin nhắn và
fax-
Sau khi xuất trình giấy tờ của khách, nhân viên lễ
tân phải kiểm tra xem có tin nhắn, fax hoặc thư từ nào của khách
hay không. Chúng phải được giao cho khách trước khi trả phòng.

Kiểm tra két an toàn hoặc
chìa khóa an toàn trong phòng-
Một trách nhiệm quan trọng
khác khi trả phòng đối với nhân viên lễ tân là kiểm tra các vật
dụng có giá trị của khách hoặc bất kỳ đồ đạc nào nằm trong két an
toàn. Nếu bất kỳ bài báo được tìm thấy, nó nên được giao cho khách.
Nhân viên lễ tân cũng nên lấy chìa khóa an toàn trong phòng từ
khách.

Giữ chìa khóa
phòng
– Khách nên giao chìa khóa phòng tại quầy lễ tân
trước khi trả phòng.

Cập nhật tình trạng
phòng
– Sau khi hoàn thành thủ tục trả phòng của khách,
nhân viên lễ tân cần cập nhật tình trạng phòng từ có người sang
trạng thái trống trên hệ thống. Điều này sẽ giúp bộ phận HK dọn
phòng càng sớm càng tốt.

– Hỏi về thời gian lưu trú
và trải nghiệm của khách –
Sau khi khách trả phòng, nhân
viên lễ tân nên gọi điện hoặc gửi mail cho khách về thời gian lưu
trú của họ trong khách sạn. Quy trình này được tuân theo để đảm bảo
khách sẽ trở lại cùng một khách sạn để lưu trú trong tương lai.

– Yêu cầu khách hoàn thành
khảo sát về mức độ hài lòng của khách–
Nhân viên lễ tân
phải yêu cầu khách hoàn thành khảo sát về mức độ hài lòng của
khách.

– Cập nhật tệp lịch sử của
khách-
Sau khi tất cả các thủ tục hoàn tất, trợ lý văn
phòng sẽ tạo hoặc cập nhật thẻ lịch sử của khách để sử dụng trong
tương lai hoặc cho lần lưu trú sau này.

Gọi luật sư ngay
Tư vấn luật qua Email
Báo giá trọn gói vụ việc
Đặt lịch hẹn luật sư
Đặt câu hỏi tại đây

Căn hộ khách sạn là gì? Chức năng và lợi thế vượt
trội của căn hộ khách sạn? Những điểm cần lưu ý khi mua căn hộ
khách sạn?

Quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ khách
sạn, nhà nghỉ? Kinh Doanh khách sạn hay nhà nghỉ cần loại giấy tờ
nào?

Mẫu đơn xin thực tập tại khách sạn là gì? Mẫu đơn
xin thực tập tại khách sạn? Hướng dẫn soạn thảo mẫu đơn xin thực
tập tại khách sạn chi tiết nhất? Một số vấn đề liên quan đến thực
tập tại khách sạn?

Mẫu đơn xin phép kinh doanh khách sạn là gì? Mẫu
đơn xin phép kinh doanh khách sạn? Hướng dẫn soạn thảo đơn xin phép
kinh doanh khách sạn? Các quy định và thủ tục có liên quan về việc
cấp phép kinh doanh khách sạn?

Hợp đồng thuê phòng khách sạn là gì? Nội dung của
hợp đồng thuê phòng khách sạn là gì? Chủ thể và đối tượng của hợp
đồng thuê phòng khách sạn? Mục đích của hợp đồng thuê phòng khách
sạn? Mẫu hợp đồng thuê phòng khách sạn? Hướng dẫn soạn thảo hợp
đồng?

Điều kiện kinh doanh dịch vụ nhà nghỉ. Kinh doanh
nhà nghỉ cần điều kiện gì? Thủ tục đăng ký kinh doanh dịch vụ nhà
nghỉ thế nào?

Thủ tục đăng ký kinh doanh nhà nghỉ. Hồ sơ giấy tờ
đăng ký kinh doanh nhà nghỉ. Thời hạn đăng ký kinh doanh nhà
nghỉ.

Lưu trú là gì? Trường hợp nào cần lưu trú? Xử lý
như thế nào đối với hành vi không thực hiện đúng quy định về lưu
trú? So sánh quy định về lưu trú trong Luật Cư trú năm 2020 và Luật
Cư trú năm 2006?

Khách đến nhà nghỉ sau 24h có phải thông báo lưu
trú ngay không? Xử phạt hành vi không khai báo lưu trú cho khách
đến thuê nhà nghỉ? Khai báo tạm trú cho người nước ngoài khi
lưu trú tại khách sạn?

[serp_addcat]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to Top